Analisis sistem pelaporan rekam medis pasien rawat jalan pada poli anak  di rumah sakit X: Sebuah studi kualitatif

Dimas Naufal Sumantri; Yuyun Yunengsih

doi:10.33024/hjk.v18i9.407

Authors

Dimas Naufal Sumantri Politeknik Piksi Ganesha
Yuyun Yunengsih Politeknik Piksi Ganesha

DOI:

https://doi.org/10.33024/hjk.v18i9.407

Keywords:

Pasien Rawat Jalan, Poli Anak, Rekam Medis, Sistem Pelaporan

Abstract

Background: Facilities that provide comprehensive individual health services, including emergency, inpatient, and outpatient are called hospitals. In accordance with service standards, all hospitals are required to provide accurate information about their services to the general public and prioritize the needs of their patients, in order to provide safe, quality, and non-discriminatory health services. Medical records are defined as documents containing information about the patient's name, examination results, treatment, actions, and other services received. Medical records are used for patient health maintenance and treatment, data needs for academic research, the basis or reference for payment of medical bills, and health statistics data.

Purpose: To determine the reporting of outpatient medical record analysis in the children's polyclinic of hospital X.

Method: Descriptive qualitative research using data collection techniques by conducting direct field studies and interviews. The contributors of information in this study were 4 people who worked at hospital X in the fields of management, business development and IT, and medical records.

Results: The number of children's polyclinic patients in February-March was 1,610 people with details of outpatients in February as many as 802 people and March as many as 808 patients. It is known that the average number of daily visits to children's polyclinic patients in February 2024 was 29 people, while in March 2024 there were 26 people. The problems found were that the average number of outpatient visits to children's polyclinics in February to March was unstable and the reporting system for outpatient medical records was carried out using Ms. Excel, resulting in the reporting system being implemented being less effective and efficient.

Conclusion: The outpatient medical record reporting system at Hospital X is implemented using Ms. Excel which takes a long time and reduces the effectiveness of the reporting system implemented.

Suggestion: In order to increase patient visits so that there is no instability of visits to the children's polyclinic, the hospital must improve supporting service facilities. In addition, to be more effective and efficient, medical recorders should use digital medical record applications, such as hospital management information system applications.

Keywords: Outpatient Medical Record; Pediatric Clinic; Reporting System.

Pendahuluan: Fasilitas yang menawarkan layanan kesehatan swasta yang komprehensif, termasuk layanan darurat, rawat inap, dan rawat jalan disebut rumah sakit. Sesuai dengan standar pelayanan, semua rumah sakit wajib memberikan informasi yang akurat mengenai pelayanannya kepada masyarakat umum dan memprioritaskan kebutuhan pasiennya, agar dapat memberikan layanan kesehatan yang aman, bermutu, dan tidak diskriminatif. Rekam medis diartikan sebagai suatu dokumen yang memuat keterangan tentang nama pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tata cara, dan pelayanan lain yang diterima. Rekam medis digunakan untuk pemeliharaan dan pengobatan kesehatan pasien, keperluan data untuk penelitian akademis, dasar atau referensi pembayaran tagihan medis, dan data statistik kesehatan.

Tujuan: Untuk menentukan analisis pelaporan rekam medis rawat jalan di poliklinik anak rumah sakit X.

Metode: Penelitian kualitatif deskriptif menggunakan teknik mengumpulkan data dengan melakukan studi lapangan secara langsung dan wawancara. Kontributor informasi dalam penelitian ini berjumlah 4 orang yang bekerja di rumah sakit X di bagian bidang manajemen, pengembangan bisnis, dan IT, serta rekam medis.

Hasil: Jumlah pasien poliklinik anak pada bulan Februari-Maret sebanyak 1.610 orang, dengan rincian pasien rawat jalan pada bulan Februari sebanyak 802 orang dan bulan Maret sebanyak 808 pasien. Diketahui rata-rata jumlah kunjungan harian pasien poli anak pada bulan Februari 2024 sebanyak 29 orang, sedangkan pada bulan Maret 2024 sebanyak 26 orang. Permasalahan yang ditemukan adalah rata-rata jumlah kunjungan pasien rawat jalan poli anak dari bulan februari ke bulan maret mengalami ketidakstabilan dan sistem pelaporan rekam medis rawat jalan dilakukan dengan memakai Ms.Excel, mengakibatkan sistem pelaporan yang dilaksanakan kurang efektif dan efisien.

Simpulan: Sistem pelaporan rekam medis rawat jalan di rumah sakit X dilaksanakan dengan menggunakan Ms. Excel yang memakan waktu dan mengurangi efektivitas sistem pelaporan yang diterapkan.

Saran: Dalam meningkatkan kunjungan pasien untuk menghindari ketidakstabilan kunjungan pada poli anak, pihak rumah sakit harus meningkatkan fasilitas penunjang pelayanan. Selain itu, agar lebih efektif dan efisien sebaiknya perekam medis menggunakan aplikasi rekam medis digital, seperti aplikasi SIMRS.

Kata Kunci: Pasien Rawat Jalan; Poli Anak; Rekam Medis; Sistem Pelaporan.

References

Cyndiandari, A. (2023). Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Sri Padang Tebing Tinggi (Doctoral dissertation, State Islamic University of North Sumatra).

Diantika, A. P., & Widodo, A. (2018). Perbandingan Data Pelaporan Rekam Medis Manual dan SIMRS di Rumah Sakit Medika Permata Hijau. Indonesian of Health Information Management Journal (INOHIM), 6(2), 70-74.

Fauziah, U., & Fadly, F. (2023). Gambaran Persepsi Tenaga Kesehatan Dalam Penggunaan RME di RSUD Singaparna Medika Citrautama. J-REMI: Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan, 4(4), 257-264.

Handiwidjojo, W. (2015). Sistem informasi manajemen rumah sakit. Jurnal Eksplorasi Karya Sistem Informasi dan Sains, 2(2).

Ismandani, R. S., Nursanti, A. L. D., Sriwiyati, L., Kurniawan, H. D., & Hartono, M. (2023). Kepuasan Tenaga Medis dan Tenaga Kesehatan dalam Implementasi Rekam Medis Elektronik (RME) di Rumah Sakit Dr. Oen Kandang Sapi Solo. KOSALA: Jurnal Ilmu Kesehatan, 11(2), 173-181.

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2006). pedoman pengelolaan rekam medis rumah sakit di indonesia revisi II. Diakses dari: https://onesearch.id/Record/IOS7033.slims-501

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2007). Pola tarif rumah sakit badan pelayanan umum. Diakses dari: https://regulasi.bkpk.kemkes.go.id/detail/b5a46d17-c00a-4b1f-93a9-3a8b14cd3d45/

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2014). Upaya kesehatan anak. Diakses dari: https://regulasi.bkpk.kemkes.go.id/detail/ffb9b802-9f1b-4d14-a945-2fa830ac0db0/

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2018). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 4 Tahun 2018 tentang Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien. Diakses dari: https://peraturan.bpk.go.id/Details/111761/permenkes-no-4-tahun-2018

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2022). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Diakses dari: https://peraturan.bpk.go.id/Details/245544/permenkes-no-24-tahun-2022

Lestari, S., & Amalia, R. (2023). Dukungan Manajemen dalam Upaya Transformasi Digital Rekam Medis Elektronik. J-REMI: Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan, 5(1), 79-86.

Mawardi, M. I., Rohman, H., Mardiyoko, I., & Latarissa, I. P. (2019). Analisis Pengelolaan Pelaporan pada Data Morbiditas Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit. JCOMENT (Journal of Community Empowerment), 1(1), 12-17.

Prasetyo, A., & Azis, M. S. (2018). Perancangan sistem informasi rekam medis pada puskesmas jomin berbasis web. Jurnal Interkom: Jurnal Publikasi Ilmiah Bidang Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 13(2), 31-38.

Ramadhani, W. S., Syahidin, Y., & Setiatin, S. (2022). Perancangan sistem pelaporan rawat jalan di Puskesmas Pangalengan DTP. Jurnal INSTEK (Informatika Sains dan Teknologi), 7(1), 96-105.

Sanggamele, C., Kolibu, F. K., & Maramis, F. R. (2018). Analisis Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Pancaran Kasih Manado. KESMAS: Jurnal Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi, 7(4).

Sofia, S., Ardianto, E. T., Muna, N., & Sabran, S. (2022). Analisis Aspek Keamanan Informasi Data Pasien Pada Penerapan RME di Fasilitas Kesehatan. Jurnal Rekam Medik & Manajemen Informasi Kesehatan, 1(2), 94-103.

Sudarman, A. S. (2019). Tinjauan Kunjungan Rawat Jalan Terhadap Pelaporan di Rumah Sakit Ibnu Sina YW Umi Periode 2016-2018. Karya Tulis Ilmiah, Volume 6(1), pp. 5-10.

Wattimena, L. (2022). Analisis Kelengkapan Resume Medis Pasien Rawat Inap Covid-19 Dengan Ketepatan Waktu Klaim Di Rumah Sakit Umum Hasanan Graha Afiah Depok Tahun 2021 (Doctoral dissertation, Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Indonesia Maju).

Wele, Y. A. O., Syahidin, Y., & Sari, I. (2023). Desain tata kelola pelaporan rekam medis rawat jalan poli lansia berbasis elektronik dengan metode agile. Jurnal Inovtek Polbeng Seri Informatika, 8(1), 117-126.

Yuliani, N. (2016). Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keamanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan Peraturan Perundang-Undangan (Studi Kasus Di Rumah Sakit Umum Daerah Sukoharjo). Infokes: Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan, 6(1).

Zulfikar, A., Nyorong, M., & Nuraini, N. (2023). Evaluasi Implementasi SIMRS Rawat Jalan Terhadap Sistem Pelaporan Klaim BPJS di RSUD Aek Kanopan Kabupaten Labuhan Batu Utara. Journal of Healthcare Technology and Medicine, 9(1), 612-622.